Certificering af ISO 9001

Certificeringsproces

Fase 1

Udføres hos virksomheden og dækker følgende områder:

  • Manualgennemgang af virksomhedens ledelsessystem
  • Bedømmelse af virksomhedens beliggenhed og stedspecifikke betingelser, tale med personalet for at vurdere om virksomheden er parat til certificering (fase 2)
  • Vurdering af virksomhedens status og forståelse af kravene, især mht. ledelsessystemets centrale rolle eller vigtige aspekter, processer, mål og funktion
  • Indsamling af oplysninger om ledelsessystemets gyldighedsområde, processerne og lokaliteterne, samt overensstemmelse med relevante myndighedskrav.
  • Vurdering om der er områder der kan give anledning til interessekonflikt. Der skal bl.a. tages hensyn til personsammenfald for certificeringsteamet og udførte audit. Der vurderes om der har været konflikter i forbindelse med audit, og om der er evt. familiære relationer. Lead Auditoren skal forholde sig til dette og agere for at modvirke en evt. interessekonflikt/uvildighed

Gennemgang af sag for tildeling af ressourcer:

  • Få en forståelse af virksomhedens ledelsessystem og funktioner på de enkelte lokaliteter i forhold til væsentlige områder, så man kan skabe fokusområder til program for certificeringen.
  • Vurdering om interne audit og ledelsens evaluering bliver planlagt og udført, og om ledelsessystemet er implementeret i et sådant omfang at virksomheden er parat til audit fase 2.
  • Dokumentere på checkliste for manualgennemgang

Manualgennemgang:
I passende tid før certificering (fase 2) skal Q-kontrol have modtaget virksomhedens kvalitetsmanual for manualgennemgang. Denne kan udføres enten på kontoret eller på virksomhedens adresse. Ved lav kompleksitet, eller ved recertificering kan det være en fordel, at den udføres på kontoret.
Ved manualgennemgang gennemgås virksomhedens kvalitetsmanual i forhold til ISO 9001 standarden. Gennemgangen bliver dokumenteret på blanket: Checkliste for manualgennemgang ISO 9001. Der noteres på blanketten uafklarede punkter og afvigelser i forhold til standarden, samt om systemet er klar til certificering.

Der skal som minimum foreligge dokumenteret procedurer på følgende 5 procedurer:

  • Styring af dokumenter
  • Styring af registreringer
  • Styring af afvigende produkter
  • Intern Audit
  • Korrigerende handlinger
  • Forebyggende handlinger

Checklisten udfyldes ved afkrydsning ud fra om punktet er opfyldt. Der kan være tilfælde hvor den krævede registrering ikke kan ses opfyldt under manualgennemgangen. Punkter anført som nej vil efterfølgende tjekkes under certificeringen.

Planlægning af certificering:

På baggrund af manualgennemgangen, virksomhedens kompleksitets og Nace kode udvælges der auditorer og Lead Auditor med den nødvendige kompetence til at forestå certificeringen. Skulle det være tilfældet at der ikke forefindes en auditor der har den nødvendige kode og erfaring kan der tilknyttes en specialist der ledsager auditoren hvor det er nødvendigt. Navne på auditorer og evt. specialister meddeles virksomheden.

Med basis i virksomhedens adresser og afdelinger samt kompleksitet, udfærdiges der et program for certificering af virksomheden.

Programmet afspejler:

  • Auditformål (certificeringsstandard evt. myndighedskrav) og gyldighedsområde
  • Forløb for auditorer og afdelinger som der skal auditeres.

De angivne tidspunkter er dog kun retningsvisende og kan afvige, hvis der skulle foreligge en gyldig grund. (Se eksempel på program: ISO 9001 program)

Passende tid før certificeringsbesøget afholdes skal virksomheden have følgende dokumenter tilsendt:

  • Checkliste for manualgennemgang ISO 9001
  • Program (tid og navne) for udførelsen af certificeringen

Tidsrummet fra manualgennemgang (fase 1) til certificeringen (fase 2) fastlægges ud fra virksomhedens behov for at få afklaret de problemer der er påvist i fase 1. Q-kontrol fastlægger fase 2 endeligt ud fra resultaterne af fase 1. Virksomheden har i dette tidsrum mulighed for at komme med rettelser til programmet.

 

Fase 2

Formålet og opgaven med certificeringsaudit (fase 2) er at Auditteamet vurderer og afdækker implementeringen af virksomhedens ledelsessystem, herunder effektiviteten.

Certificeringen udføres hos virksomheden, og omfatter som minimum følgende:

  • Oplysninger og iagttagelser om overensstemmelse med alle krav i standard og/eller andre grundlag, samt fastslår, om ledelsessystemet opfylder alle krav af betydning for certificeringens tilsigtede gyldighedsområde.
  • Der skal udarbejdes auditprogram for alle besøg, dette sker i 3 trin.
    1. trin: Program for selve certificeringen med basis i tilsynsplanen, der udarbejdes ligeledes forud for besøg et auditprogram for hvert af de to følgende tilsynsbesøg
    2. trin: For re-certificering udarbejdes der et program med basis i de tidligere besøg
    3. trin: Det side trin sker dog kun hvis der foreligger en godkendt kontrakt for re-certificeringen.
  • Overvågning, måling, rapportering og gennemgang af præstationer i forhold til de fastlagte målsætninger og mål
  • Overensstemmelse mellem ledelsessystemet, præstationer og lovmæssige krav
  • Virksomheden skal tydeligt kunne vise at de har udført en identifikation af de lovmæssige krav.
  • Styring af virksomhedens processer
  • Intern auditering og ledelsens evaluering
  • Ledelsens ansvar for politikkerne

Sammenhængen mellem de normative krav evt. lovkrav, politikker, målsætninger og mål for præstation, ansvarsområder og kompetence for personale, drift, procedurer, præstationsdata og resultater og konklusioner fra interne audit